Tietosuoja
TIETOSUOJASELOSTE
Hyvinkään Erityiset ry
Laadittu 27.4.2026
1. Rekisterinpitäjä
Hyvinkään Erityiset ry
Hyvinkää, Suomi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Kirsi Eloranta, puheenjohtaja
Sähköposti: hyvinkaan.kvt@gmail.com
Puhelin: 040 358 4171
3. Rekisterin nimi
Toimintaan liittyvä yhteystietorekisteri
(esimerkiksi ilmoittautumiset, tapahtumat, kerhot, retket ja viestintä)
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriä käytetään yhdistyksen toiminnan järjestämiseen ja viestintään.
Tietoja käsitellään muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:
- ilmoittautumisten vastaanottaminen
- osallistujalistojen ylläpito
- yhteydenpito jäseniin ja huoltajiin
- toiminnan suunnittelu ja toteutus
- valokuvien ja materiaalien käsittely suostumuksen perusteella
Käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai osallistumiseen yhdistyksen toimintaan.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi
- sähköposti
- puhelinnumero
- osoite (tarvittaessa)
- huoltajan nimi ja yhteystiedot (alaikäiset)
- ilmoittautumistiedot
- erityistarpeet tai huomioitavat asiat (vain suostumuksella)
- valokuvat (vain suostumuksella)
6. Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai alaikäisen huoltajalta.
7. Tietojen luovutus ja siirto
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman rekisteröidyn lupaa.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain edellyttämissä tilanteissa.
Tietoja ei siirretä EU/ETA‑alueen ulkopuolelle.
8. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen toiminnan järjestämiseksi.
Ilmoittautumistiedot poistetaan toiminnan päätyttyä.
Valokuvat poistetaan pyynnöstä.
9. Rekisterin suojaus
Tiedot säilytetään teknisesti ja fyysisesti suojatuissa järjestelmissä.
Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, joille se on välttämätöntä yhdistyksen toiminnan hoitamiseksi.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus tarkastaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu.
Oikeus korjata tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön suoramarkkinointiin, etämyyntiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista rekisteristä.
Poistopyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada itse toimittamansa tiedot yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiseen järjestelmään.
Oikeus rajoittaa käsittelyä
Rekisteröity voi pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
Oikeus peruuttaa suostumus
Suostumus (esimerkiksi valokuvien käyttöön) voidaan peruuttaa milloin tahansa.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että hänen tietojaan käsitellään lainvastaisesti.
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Yhdistys voi päivittää selostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa.
Mahdollisista muutoksista ilmoitetaan yhdistyksen verkkosivuilla.